Tìm hiểu cách dự báo dòng tiền có thể giúp ích cho doanh nghiệp của bạn và cách xây dựng dự báo của riêng bạn.
Nội dung
1.
Dự báo dòng tiền giúp ích như thế nào trong doanh nghiệp
2. Nguyên tắc
vàng: Giữ mọi thứ đơn giản (để bạn thực sự sử dụng nó)
3. Cách tạo dự
báo dòng tiền
4. Mẫu dự báo
dòng tiền tự do của TTS
5. Cách cải thiện
dòng tiền
6. TTS có thể
giúp
bạn
Cách xây dựng dự báo dòng tiền cho doanh nghiệp của bạn
Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích cách dự báo dòng tiền có thể giúp ích cho doanh nghiệp của bạn và cách xây dựng dự báo của riêng bạn. Hoặc nếu bạn chỉ muốn có một điểm khởi đầu tốt, bạn có thể sử dụng mẫu dự báo dòng tiền miễn phí được cung cấp khi kết thúc bài viết.
Dự báo dòng tiền giúp ích như thế nào trong doanh nghiệp
Là chủ doanh nghiệp, bạn biết dòng tiền quan trọng như thế
nào; đó là nhiên liệu giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ.
Nhưng khi nói đến việc dự đoán nhu cầu tiền mặt trong tương
lai, nhiều doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn. Đó là lúc dự báo dòng tiền
phát huy tác dụng, mang lại cho bạn sự rõ ràng và tự tin để chủ động quản lý
tài chính.
Sau đây là cách dự báo có thể tạo ra sự khác biệt thực sự cho doanh nghiệp của bạn:
Dự đoán và chuẩn bị cho những điều bất ngờ
Ngay cả những doanh nghiệp ổn định nhất cũng gặp phải những
điều bất ngờ, có thể là việc sửa chữa lớn hỏng hóc thiết bị bất thường, sự suy thoái
theo mùa hoặc một cơ hội mới thú vị.
Dự báo dòng tiền hoạt động như một bản tin dự báo thời tiết tài chính, giúp bạn chuẩn bị ứng phó với những biến động trước khi chúng ập đến. Thay vì phải ứng phó với khủng hoảng, bạn có thể lên kế hoạch trước, giảm bớt căng thẳng và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
Tránh hết tiền mặt
Bạn có thể đã nghe câu nói: “Lợi nhuận thì tuyệt vời, nhưng
tiền mặt mới là vua”.
Mặc dù lợi nhuận và dòng tiền dương thường đi đôi với nhau, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn có lợi nhuận về mặt kỹ thuật, điều đó không có nghĩa là bạn sẽ luôn có sẵn tiền mặt để thanh toán các hóa đơn và các khoản chi phí đến hạn.
Dự báo giúp bạn theo dõi tình hình tiền mặt và dự đoán trước
mọi khoản thâm hụt tiềm ẩn. Nhờ đó, bạn có thể đảm bảo mình có đủ nguồn tiền bổ
sung khi cần thiết nhất.
Đưa ra quyết định tăng trưởng tự tin
Bạn đang có kế hoạch mở rộng đội nhóm, nâng cấp thiết bị hoặc
đầu tư vào chiến lược tiếp thị mới?
Những quyết định này có thể mang tính rủi ro nếu không có bức tranh rõ ràng về dòng tiền của bạn. Dự báo cho thấy liệu bạn có đủ khả năng chi trả những chi phí đó hay không, hoặc liệu bạn có cần điều chỉnh để duy trì vùng tài chính an toàn hay không.
Tăng cường mối quan hệ với bên cấp tín dụng (Ngân hàng)
Các bên cho vay và nhà đầu tư rất mong muốn thấy chủ doanh
nghiệp kiểm soát tốt tình hình tài chính. Dự báo dòng tiền vững chắc cho thấy bạn
không chỉ dự đoán mà thực sự có kế hoạch.
Điều này có thể giúp bạn dễ dàng bảo đảm khoản vay, đàm phán các điều khoản tốt hơn hoặc thu hút các nhà đầu tư khi bạn cần thêm vốn để phát triển.
Nguyên tắc vàng: Giữ mọi thứ đơn giản (để bạn thực sự sử dụng nó)
Một trong những sai lầm lớn nhất mà tôi thấy chủ doanh nghiệp
mắc phải khi lập dự báo dòng tiền là làm cho nó trở nên quá phức tạp.
Họ dành hàng giờ để xây dựng những bảng tính phức tạp với
các công thức rắc rối và vô số giả định. Kết quả là gì? Một công cụ dự báo cồng
kềnh và tốn thời gian đến mức mà hiếm khi, nếu không muốn nói là không bao giờ,
được cập nhật hoặc sử dụng.
(Tôi biết rõ điều này từ kinh nghiệm cá nhân)
Thực tế là dự báo dòng tiền không cần phải hoàn hảo mới có
giá trị.
Mục tiêu chính là cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về quỹ đạo tài chính của mình và giúp bạn chuẩn bị cho nhiều tình huống khác nhau. Sau đây là cách đơn giản hóa dự báo để biến nó thành một công cụ bạn thực sự sử dụng.
Tránh tình trạng tê liệt phân tích
Dự báo càng phức tạp thì càng khó theo dõi. Hãy đơn giản hóa
bằng cách tập trung vào những điều cốt yếu:
·
Bạn có bao nhiêu tiền mặt trong tay.
·
Dòng tiền thu chính của bạn (như doanh số bán
hàng hoặc khoản vay).
·
Dòng tiền chi chính của bạn (như chi phí bán
hàng, tiền lương và tiền thuê nhà).
Bạn không cần phải dự đoán mọi chi tiết. Hãy bắt đầu với tổng quan ở mức độ tổng quát và tinh chỉnh nó theo thời gian nếu cần.
Cập nhật nhanh chóng và dễ dàng
Dự báo chỉ hữu ích nếu nó được cập nhật.
Bằng cách sử dụng định dạng đơn giản, bạn sẽ thấy việc cập nhật thường xuyên dễ dàng hơn nhiều. Điều này có nghĩa là bạn có nhiều khả năng phát hiện ra các vấn đề về dòng tiền trước khi chúng trở thành vấn đề thực sự.
Tập trung vào các kịch bản, không phải sự hoàn hảo
Không có dự báo nào chính xác 100% và điều đó không sao cả!
Sức mạnh thực sự của dự báo dòng tiền đến từ việc chạy các kịch
bản "nếu như".
·
Nếu doanh thu tháng tới giảm 20% thì sao?
·
Nếu chúng ta thêm một nhân viên nữa trong sáu
tháng nữa thì sao?
·
Nếu chúng ta phải mua thiết bị mới trong năm nay
thì sao?
Một dự báo đơn giản cho phép bạn kiểm tra các kịch bản này và chuẩn bị cho các kết quả khác nhau mà không bị sa lầy vào chi tiết.
Kết luận
Dự báo dòng tiền của bạn càng đơn giản thì khả năng bạn sử dụng
nó thường xuyên càng cao và nó càng trở nên có giá trị như một công cụ hỗ trợ
ra quyết định.
Cách tạo dự báo dòng tiền
Việc lập dự báo dòng tiền không nhất thiết phải quá khó khăn. Với phương pháp phù hợp, bạn có thể xây dựng một công cụ giúp bạn có cái nhìn rõ nét về tương lai tài chính của mình.
Tôi đã phác thảo các bước chính để xây dựng dự báo của bạn, bắt đầu từ đầu hoặc cải thiện dự báo hiện có.
Bước 1 - Bắt đầu với Số dư tiền mặt mở đầu của bạn
Bắt đầu với số tiền mặt trong tài khoản ngân hàng của bạn
vào đầu giai đoạn dự báo.
Hãy coi đây là bước đệm tài chính cho giai đoạn bạn dự báo.
Bước 2 - Ước tính dòng tiền vào của bạn
Xác định tất cả các nguồn tiền chảy vào doanh nghiệp của bạn.
Các ví dụ phổ biến bao gồm:
·
Doanh thu từ bán hàng
·
Tiền vay
·
Các khoản thu nhập khác như trợ cấp hoặc hoàn
thuế
Sử dụng dữ liệu trong quá khứ để đưa ra ước tính thực tế và
điều chỉnh theo bất kỳ xu hướng theo mùa hoặc thay đổi đã biết nào.
Bước 3 - Ước tính dòng tiền ra của bạn
Liệt kê tất cả các khoản thanh toán bằng tiền mặt mà doanh
nghiệp của bạn sẽ thực hiện trong giai đoạn dự báo.
Điều này thường bao gồm:
·
Tiền lương và thanh toán cho nhà thầu.
·
Chi phí thuê nhà hoặc thế chấp.
·
Hàng tồn kho hoặc giá vốn hàng bán.
·
Thuế, trả nợ vay và tiện ích.
·
Chi phí tiếp thị hoặc các chi phí hoạt động
khác.
Nhóm các loại chi phí vào các nhóm lớn hơn để phần này không
trở nên phức tạp.
Việc ước tính chi phí một cách thận trọng cũng giúp bạn
tránh được tình trạng đánh giá thấp chi phí.
Bước 4 - Tính số dư tiền mặt cuối kỳ của bạn
Trừ tổng số tiền ra khỏi tổng số tiền vào, sau đó cộng số dư
đầu kỳ.
Điều này cung cấp cho bạn vị thế tiền mặt dự kiến vào cuối mỗi
kỳ (ví dụ: hàng tháng).
Bước 5 - Chạy các kịch bản để kiểm tra kế hoạch của bạn
Điều chỉnh dòng tiền vào hoặc ra để xem những thay đổi sẽ
tác động như thế nào đến vị thế tiền mặt của bạn.
Ví dụ:
·
Nếu doanh thu tháng tới giảm 20% thì sao?
·
Nếu chúng ta thêm một nhân viên nữa trong sáu
tháng nữa thì sao?
·
Nếu chúng ta phải mua thiết bị mới trong năm nay
thì sao?
Bước 6 - Xem xét và cập nhật thường xuyên
Hãy dành thời gian thường xuyên để xem xét dòng tiền thực tế
so với dự báo. Tôi thích làm việc này hàng tháng, nhưng bạn cũng có thể làm
hàng tuần, ngay cả khi điều đó hữu ích.
Thực hiện cập nhật khi cần thiết để đảm bảo dự báo của bạn
luôn phù hợp và hữu ích.
Mẫu Dự báo Dòng Tiền Miễn phí của TTS
Nếu việc xây dựng dự báo từ đầu nghe có vẻ tốn nhiều công sức,
đừng lo, tôi đã có giải pháp cho bạn!
Mẫu dự báo dòng tiền miễn phí trên Google Trang tính của
chúng tôi rất đơn giản, dễ sử dụng và được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp
nhỏ.
Để truy cập, chỉ cần điền vào biểu mẫu ở đầu bài viết này với
tên và email của bạn, và bạn sẽ được truy cập ngay vào mẫu.
Bạn cũng có thể xem video hướng dẫn ngắn bên dưới, trong đó tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng mẫu dự báo dòng tiền.
Cách Cải Thiện Dòng Tiền
Lập dự báo dòng tiền là bước khởi đầu tuyệt vời, nhưng nếu dự
báo của bạn cho thấy một số điểm khó khăn thì sao?
Hãy nhớ xem bài viết của chúng tôi về những cách chúng tôi
yêu thích để cải thiện dòng tiền.
Tài liệu này chứa đầy những lời khuyên thiết thực giúp bạn:
Tăng tốc độ thu tiền từ khách hàng
Giảm chi phí không cần thiết
Quản lý các điều khoản thanh toán một cách chiến lược
TTS có thể giúp bạn
Tại TTS Accounting, chúng tôi luôn nỗ lực giúp các doanh nghiệp nhỏ thành công. Nếu việc dự báo dòng tiền chỉ là một mảnh ghép nhỏ trong một bức tranh tài chính lớn hơn, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.
