Những điều cơ bản về báo cáo tài chính mà mọi doanh nhân nên biết

Những kiến ​​thức cơ bản về báo cáo tài chính mà mọi chủ doanh nghiệp nhỏ nên biết. Chúng tôi phân tích báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ bằng ngôn ngữ dễ hiểu và giải thích tầm quan trọng của chúng.

Mục lục

Kế toán là một nghệ thuật

Doanh thu
Giá vốn hàng bán + Nhân công trực tiếp
Lợi nhuận gộp (Ngôi sao thực sự)
Chi phí hoạt động
Lợi nhuận (Lỗ) trước thuế
Tài sản
Nợ phải trả
Vốn chủ sở hữu
Tiền mặt có báo cáo riêng
Cách thức kết hợp

Thú thật nhé! Tôi tốt nghiệp Cử nhân Thương mại mà gần như không đọc được báo cáo tài chính. Tôi biết chúng là gì, nhưng chúng dường như quá trừu tượng để dành nhiều thời gian tìm hiểu. Hơn nữa, tôi nghĩ chúng có thể bị thao túng để thể hiện những gì công ty muốn thể hiện (điều này xảy ra trong vụ bê bối Enron).

Phải đến khi tôi theo đuổi chứng chỉ Kế toán viên Công chứng, tôi mới bắt đầu hiểu được chúng kết hợp với nhau như một câu đố và mục đích của chúng là gì. Tôi có thể xem xét chúng và rút ra một số hiểu biết sâu sắc, nhưng theo một cách nào đó, chúng vẫn có vẻ lý thuyết.

Phải đến khi sở hữu một doanh nghiệp riêng, tôi mới thực sự thấy được sức mạnh của chúng. Tôi thấy những giả định của mình được phản ánh rõ ràng. Những quyết định của tôi từ 3 tháng trước đã được chứng minh bằng những con số (tốt hay xấu). Tôi có thể lập kế hoạch và chấp nhận rủi ro từ vị thế mạnh hoặc khắc phục điểm yếu.

Hãy hỏi bất kỳ doanh nhân vĩ đại nào, họ đều biết cách đọc báo cáo tài chính của mình. Họ biết điểm bất thường giữa năm ngoái là gì và họ sẽ cho bạn biết cách họ khắc phục nó. Hiểu rõ tình hình tài chính là yếu tố then chốt để điều hành một doanh nghiệp thành công. Vậy nên, đây là những điều cơ bản - báo cáo tài chính của bạn và mục đích của chúng.

1 - Kế toán là một nghệ thuật

Không, tôi không hút thuốc gì cả. Chúng tôi thường phải quản lý kỳ vọng một chút khi có khách hàng mới. Một số chủ doanh nghiệp coi kế toán chỉ là một vấn đề cần giải quyết, nhưng việc lập báo cáo tài chính đòi hỏi rất nhiều kỹ năng.

Lấy doanh thu làm ví dụ. Một khách hàng vào cửa hàng và trả tiền mua một chiếc iPad. Đơn giản thôi, ghi nhận doanh số là doanh thu là xong, phải không? Nhưng nếu 29 ngày sau, khách hàng mang trả lại để được hoàn tiền thì sao? Liệu đó có thực sự là một giao dịch mua bán không? Nếu chúng ta có thể dự đoán tỷ lệ hoàn trả mà chúng ta mong đợi thì sao? Giờ đây, chúng ta đang ở trong thế giới ước tính hiện tại dựa trên những gì chúng ta mong đợi trong tương lai. Nghệ thuật.

Những tình huống này thấm nhuần vào kế toán. Chúng ta thường nghĩ về các con số một cách rõ ràng, nhưng điều tôi muốn bạn rút ra từ phần này là tài chính chứa đầy những sắc thái tinh tế. Điều đó không có nghĩa là chúng ta không thể tin cậy, nhưng nó không chỉ là toán học.

1. Báo cáo thu nhập (và lợi nhuận thực sự có nghĩa là gì)

Báo cáo thu nhập còn được gọi là báo cáo lãi lỗ - và vì lý do chính đáng - nó thể hiện lãi lỗ của bạn trong một khoảng thời gian nhất định. Chúng tôi muốn xem báo cáo thu nhập hàng tháng kèm theo số liệu so sánh cũng như báo cáo 12 tháng liên tục để có thể thấy toàn bộ chu kỳ kinh doanh. Báo cáo cũng nên cực kỳ đơn giản để bạn không bị hoa mắt. Với các công cụ như Xero, bạn luôn có thể phân tích sâu hơn nếu có gì đó không ổn.

2 - Doanh thu

Ở đầu báo cáo thu nhập, bạn sẽ thấy điểm nhấn - Doanh thu. Đây là doanh số bán hàng đã hoàn thành trong kỳ. Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng vấn đề nằm ở khâu ghi nhận. Trong các công ty dịch vụ, hóa đơn thường được lập sau khi dịch vụ đã được thực hiện. Đối với các công ty xây dựng, có thể có các khoản thanh toán theo mốc thời gian không nhất thiết phải khớp hoàn toàn với khối lượng công việc đã hoàn thành. Nói một cách chính xác, doanh thu phải được "kiếm được" thì mới được ghi nhận ở đây.

Việc ghi nhận doanh thu không phải lúc nào cũng dễ dàng. Đối với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, điều quan trọng là tính nhất quán. Bạn có thể bị cám dỗ ghi doanh thu thấp cho mục đích thuế và doanh thu cao cho đơn xin vay sắp tới. Đây là những yếu tố gây xao nhãng. Hoạt động kinh doanh của bạn mới là mối quan tâm hàng đầu. Hãy đặt ra một chính sách phù hợp với doanh nghiệp của bạn và tuân thủ nó để bạn có thể quản lý tài chính hiệu quả.

3 - Chi phí bán hàng + Nhân công trực tiếp

Đây là những chi phí liên quan trực tiếp đến việc sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ của bạn. Chúng tăng lên theo mối quan hệ trực tiếp (hoặc gần như trực tiếp) với doanh số bán hàng của bạn. Trong sản xuất, ví dụ là chi phí nhân công sản xuất, nguyên vật liệu thô và tất cả các chi phí trực tiếp liên quan đến sản phẩm (vận chuyển, điện sản xuất, v.v.). Thông thường, bạn không có nhiều quyền kiểm soát những chi phí này. Bạn có thể thương lượng một chút hoặc tìm cách để đạt hiệu quả hơn.

4 - Lợi nhuận gộp (Ngôi sao thực sự)

Phép tính đầu tiên của chúng ta! Bắt đầu bằng phép trừ: Lấy doanh thu của bạn và trừ đi chi phí bán hàng/nhân công trực tiếp, bạn sẽ có được lợi nhuận gộp. Bạn có thể thoải mái khoe khoang doanh thu với bạn bè. Khi đánh giá quy mô công ty, bạn nên xem xét con số lợi nhuận gộp vì đây là yếu tố quyết định thành bại của doanh nghiệp.

Bạn có thể là một doanh nghiệp trị giá 20 triệu đô la với 15 triệu đô la chi phí thầu phụ. Tôi cho rằng thực ra bạn là một công ty trị giá 5 triệu đô la, và những gì bạn làm từ đây đến khi đạt được lợi nhuận mới là điều thực sự quan trọng.

5 - Chi phí hoạt động

Chi phí hoạt động bao gồm tất cả những thứ bạn cần chi tiêu để vận hành doanh nghiệp: tiền đặt cọc. Dưới đây là những khoản lớn:

1.      Nhân công - tất cả những người bạn cần trả lương để duy trì hoạt động kinh doanh.

2.      Tiếp thị - số tiền bạn chi tiêu để duy trì doanh số.

3.      Cơ sở vật chất - các công cụ bạn cần để thực hiện công việc.

4.      Các chi phí hoạt động khác - đây là một khoản tổng hợp và sẽ khác nhau tùy theo doanh nghiệp. Khoản này cần được thống nhất và cần được điều tra thường xuyên để hiểu rõ những gì đang diễn ra.

6 - Lợi nhuận (Lỗ) trước thuế

Lợi nhuận gộp của bạn trừ đi chi phí hoạt động chính là lợi nhuận của bạn. Chúng ta sẽ xem xét lại mục tiêu của bạn sau. Chính phủ sẽ lấy phần của họ, nhưng không sao cả. Các công ty thành công phải đóng thuế. Hãy vượt qua điều đó.

Tóm lại: Báo cáo thu nhập của bạn nên thật đơn giản (ít hơn 10 mục). Sự nhất quán trong cách ghi nhận doanh thu sẽ cho phép bạn so sánh hiệu suất kinh doanh một cách có ý nghĩa. Đừng lo lắng về những thay đổi hàng tháng - việc xem xét báo cáo thu nhập liên tục 12 tháng sẽ có ý nghĩa hơn nhiều.

7 - Bảng cân đối kế toán kể câu chuyện

Chỉ nhìn vào báo cáo kết quả kinh doanh thôi đã rất nguy hiểm. Bạn có thể nhìn vào báo cáo kết quả kinh doanh và thấy tất cả những điều tốt đẹp (doanh thu cao, chi phí thấp, lợi nhuận lớn), nhưng nếu không có bảng cân đối kế toán, nó có thể ẩn chứa những bí mật đen tối. Nếu doanh thu cao đó không chuyển thành tiền mặt trong ngân hàng, hoặc nếu những chi phí thấp đó bao gồm lao động được chuyển thành "lao động vốn hóa" hoặc các thủ đoạn gian lận khác, bạn sẽ hoàn toàn bỏ lỡ việc doanh nghiệp đang trong tình trạng khẩn cấp "cháy túi".

Đây là lý do tại sao bảng cân đối kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hiểu rõ một doanh nghiệp. Nó được gọi là bảng cân đối kế toán vì nó luôn cân bằng: tài sản bạn nắm giữ = số tiền bạn nợ + số tiền bạn sở hữu. Hoặc như bạn có thể đã thấy trước đây: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu.

8 - Tài sản

Tài sản là tất cả những thứ bạn nắm giữ. Chúng có thể là tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho và thiết bị. Để chúng thực sự là tài sản, bạn phải kiểm soát chúng. Ví dụ: nếu bạn có hàng tồn kho chưa thanh toán và chưa được sở hữu, thì có lẽ chúng chưa phải là tài sản của bạn.

9 - Nợ phải trả

Nợ phải trả là tất cả những gì bạn nợ. Bạn có thể đã mua một thiết bị bằng tiền vay. Bạn sẽ có tài sản khi sở hữu thiết bị đó, và bạn sẽ có nghĩa vụ phải trả vì bạn nợ ngân hàng tiền mặt cho khoản vay. Các ví dụ khác về nghĩa vụ phải trả bao gồm các khoản phải trả, thuế phải trả, các khoản vay của cổ đông và nhiều khoản khác nữa.

10 - Vốn chủ sở hữu

Vốn chủ sở hữu là những gì bạn sở hữu. Khi bạn lấy tất cả tiền mặt, các khoản phải thu, v.v. và trừ đi tất cả các khoản nợ, thì rõ ràng số tiền còn lại chính là những gì chủ sở hữu thực sự sở hữu.

Đây là lúc mọi việc có thể trở nên hơi phức tạp - bạn có thể có những tài sản không thực sự được mua hoặc hữu hình, mà được xây dựng theo thời gian. Lấy thương hiệu của bạn làm ví dụ - nó có giá trị, nhưng bạn không mua nó bằng tiền (có thể là vậy). Bạn đã tạo dựng được nó bằng dịch vụ khách hàng tốt, sản phẩm vượt trội và uy tín xã hội. Điều này được gọi là thiện chí và giờ bạn thấy được giới hạn của kế toán.

Nếu không có giao dịch nào chứng minh, thiện chí thường không được ghi nhận trên báo cáo tài chính của bạn. Bạn cần diễn giải giá trị doanh nghiệp của mình bằng các phương pháp khác.

Tóm lại: Bảng cân đối kế toán có thể không phải là trung tâm của vấn đề, nhưng nếu không hiểu rõ về nó, báo cáo kết quả kinh doanh của bạn có thể ẩn chứa một số bí mật đen tối. Tuy nhiên, nó không hoàn hảo - vốn chủ sở hữu trong bảng cân đối kế toán của bạn có thể không phản ánh đầy đủ giá trị doanh nghiệp của bạn vì nó không phản ánh thiện chí mà bạn đã xây dựng trong doanh nghiệp.

11 - Tiền mặt có Báo cáo riêng

Báo cáo cuối cùng thường được đính kèm trong bộ tài liệu tài chính là báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Mục đích của báo cáo này là thu hẹp khoảng cách giữa bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh bằng cách thể hiện các hoạt động của khoản mục tài chính quan trọng nhất: tiền mặt.

Một cách hay để hình dung về báo cáo lưu chuyển tiền tệ là báo cáo thu nhập trên cơ sở tiền mặt. Nó sẽ thể hiện các nguồn tạo ra tiền mặt và mức sử dụng tiền mặt của bạn. Bạn có thể thấy tiền mặt thực sự đến từ đâu. Điểm khác biệt giữa báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo kết quả kinh doanh là nó không chỉ bao gồm các hoạt động kinh doanh. Bạn sẽ thấy các khoản thanh toán vay và mua sắm thiết bị, v.v.

Tóm lại: Vì tiền mặt là khoản mục tài chính quan trọng nhất của bạn, nên nó có báo cáo riêng. Nó cho bạn biết thời điểm tiền mặt của bạn đến và đi.

Cách thức kết hợp

Các báo cáo tài chính hoạt động cùng nhau. Việc đọc một báo cáo mà không có các báo cáo khác có thể dẫn đến một số quyết định sai lầm hoặc hiểu sai. Việc hiểu cách chúng hoạt động cùng nhau trong doanh nghiệp của bạn không thể diễn ra trong một sớm một chiều. Đó là lý do tại sao chúng tôi dành nhiều thời gian để hướng dẫn khách hàng về ý nghĩa của các con số. Thông thường, họ biết con số họ muốn thấy, nhưng không chắc chắn cách diễn đạt. Nhiệm vụ của chúng tôi là khai thác điều đó và cung cấp cho họ thông tin cần thiết để phát triển doanh nghiệp thành công.

Bạn có muốn biết cách chúng tôi cung cấp thông tin hữu ích về doanh nghiệp của bạn không? Hãy bắt đầu ngay hôm nay và chúng tôi sẽ dành thời gian tìm hiểu doanh nghiệp của bạn và cho bạn thấy cách chúng tôi có thể giúp bạn đạt được sự tăng trưởng mong muốn.